Microgerenciamento no trabalho remoto: por que acontece e o que colocar no lugar

Lá pelo terceiro "me passa um status rápido?" do dia, a maioria dos gestores de time remoto tem um momento de reconhecimento: está fazendo exatamente aquilo que jurou que nunca faria. Este artigo é para esse momento. Microgerenciamento é discutido como defeito de caráter, e às vezes é. Muito mais vezes é um problema de visibilidade, e problema de visibilidade tem conserto.

O que o escritório fazia por você sem avisar

No escritório físico, o gestor sabe, sem perguntar a ninguém, quem chegou, quem está em reunião, quem está de fone e não deve ser interrompido, quem acabou de voltar do almoço, quem está há duas horas travado no mesmo problema no quadro branco. Nada disso é monitoramento. É informação de ambiente, absorvida no caminho até o café.

Quando o time vai para o remoto, tudo isso some de uma vez. O trabalho continua acontecendo; o gestor só não consegue ver. E quem não consegue ver começa a perguntar.

Os quatro substitutos, e o que cada um custa

Perguntar assume alguns formatos previsíveis. Cada um substitui algo que o escritório dava de graça, e cada um custa mais do que devolve.

• O relatório diário. Substitui a olhada pela sala. Custa vinte minutos de cada pessoa escrevendo sobre o trabalho em vez de fazê-lo, e conta ao gestor o que aconteceu ontem, justamente a única coisa sobre a qual ele não pode mais agir.
• A reunião de status. Substitui ouvir de passagem. Custa uma hora de oito pessoas para que cada uma fale cinco minutos enquanto sete esperam. A mesma informação caberia num documento que ninguém precisaria ler.
• "Está aí?" Substitui olhar para a mesa de alguém. Custa uma interrupção para quem responde, e ensina ao time que ser visto respondendo rápido importa mais do que o trabalho de onde a pessoa foi arrancada.
• A bolinha verde. Substitui ver alguém sentado na mesa. Custa menos e estraga mais: mede presença numa janela de chat, a coisa menos significativa que uma pessoa pode estar fazendo, e faz as pessoas terem medo de ficar cinza.

Repare no que os quatro têm em comum. Nenhum deles é sobre controle pelo controle. Cada um é uma tentativa de recuperar um pedaço de informação que o gestor tinha antes. Essa é a boa notícia: a necessidade é legítima, só o método está errado.

O que colocar no lugar

O substituto de perguntar é tornar as coisas visíveis sem que ninguém precise perguntar. Quatro trocas:

• Presença que se olha, não que se testa. Quem está por perto, quem está em chamada, quem está concentrado, quem se afastou, visível de relance e definido pela própria pessoa. Quando o gestor consegue ver, para de perguntar; quando o time consegue ver, para de perguntar um ao outro.
• Foco declarado, não adivinhado. Quem sinalizou "agora não" respondeu ao "está aí?" antes de ele ser enviado. O sinal tem que ser da pessoa, e tem que ser respeitado: um estado de foco que é interrompido mesmo assim ensina a todos que ele não significa nada.
• Decisões escritas, não reportadas. Um documento corrido por projeto com o que foi decidido e por quê. O gestor que quer saber onde as coisas estão lê; o relatório, a reunião e a mensagem ficam desnecessários.
• Entrega medida, não horas. Perguntar "o que foi entregue essa semana?" em vez de "quem estava online?". Essa só o gestor pode mudar, e é a que mais muda: um time medido por entrega se organiza em torno da entrega. (Falamos mais disso em como aumentar a produtividade do seu time.)

Visibilidade não é vigilância

Há uma objeção que precisa ser enfrentada de frente, porque o time vai levantá-la quer você queira ou não: "você quer ver onde eu estou o dia inteiro?" É uma pergunta justa, e a resposta decide se qualquer coisa disso funciona.

A linha é esta. Visibilidade significa que o time consegue ver se alguém está disponível. Vigilância significa que alguém consegue ver o que a pessoa está fazendo. A primeira substitui o escritório. A segunda substitui a confiança, e um time sem confiança precisa de mais gestão, não de menos, que é como ferramentas de monitoramento acabam produzindo o microgerenciamento que foram compradas para evitar.

Então o teste para qualquer ferramenta ou hábito é simples: ele diz às pessoas se um colega pode ser interrompido, ou diz ao gestor como o colega gastou a última hora? Fique com o primeiro tipo. Recuse o segundo, mesmo quando vier embalado como produtividade.

Para quem está do outro lado

Se você é quem está sendo microgerenciado, o mesmo diagnóstico te dá uma alavanca. Gestor que pede relatório é gestor que não consegue ver. Ofereça visibilidade nos seus termos antes que ela seja exigida nos dele: um status honesto, um documento de decisões atualizado, uma nota curta por semana com o que foi entregue. A maior parte das perguntas para quando a resposta já está lá.

Onde um escritório virtual entra

Um escritório virtual é o jeito mais direto de devolver a um time remoto o que a sala fazia. Todo mundo está num espaço compartilhado; você vê quem está por perto e quem está ocupado do mesmo jeito que veria atravessando o andar; conversar é questão de caminhar até lá. A informação que o gestor vivia pedindo simplesmente está ali.

Foi assim que construímos o PixelHall, e onde traçamos a linha importa mais do que a lista de funcionalidades. É um escritório em pixel art no navegador: cada pessoa tem um personagem e uma mesa, e o mapa mostra de relance quem está e quem está numa sala. Uma mesa que você tranca diz "agora não" sem uma palavra, e quem se aproxima vê isso antes de interromper. O que o PixelHall deliberadamente não faz: nada é gravado, ninguém vê a tela de ninguém a não ser que ela esteja sendo compartilhada de propósito, e não existe contagem de horas online para alguém consultar. Ele mostra disponibilidade. Nunca mostra trabalho.